Attest är ett formellt godkännande i en organisation som bekräftar att innehållet i ett dokument eller en transaktion är korrekt och följer interna regler. Godkännandet sker skriftligt eller digitalt – ofta som en signatur och är ett krav innan något får bokföras eller betalas.
Syftet med attest är att skapa spårbarhet och ansvar i ekonomiska flöden. I den här artikeln går vi igenom vad attestering betyder, varför det är viktigt och vanliga arbetssätt i olika branscher.
Att attestera betyder att den utsedda personen granskar och formellt godkänner ett underlag. Det kan handla om allt från leverantörsfakturor, ett kvitto, en tidrapport eller en inköpsorder. Med sin attest intygar den ansvariga att uppgifterna stämmer, att varan eller tjänsten har mottagits, att kostnaden är behörig och att affären följer företagets policyer.
Attesteringen är en viktig del av företagets interna kontroll. Genom attestering minskar företaget risken för felaktiga utbetalningar, dubbelbetalningar och bedrägerier. Det garanterar också att bara godkända kostnader bokförs och betalas.
Den attestansvariga fungerar som en tydlig kontrollpunkt mellan beställning, leverans och betalning: personen bekräftar att uppgifterna stämmer, att kostnaden är behörig och att köpet följer budget och policyer. Det skapar spårbarhet, klara roller och ansvar i hela verksamheten.
Gör det enkelt att attestera med våra smarta affärssystem Business Studio och Pyramid. I systemen kan du granska och godkänna leverantörsfakturor, direkt via dator eller mobil. Attestregler styrs av roller, beloppsgränser och varje steg loggas för full spårbarhet och underlagen knyts till bokföring och betalning. Attestering av tidrapport och utlägg styrs av behörigheter och kan göras via dator.
En attestkedja består oftast av flera steg: först kontrolleras att leveransen stämmer, därefter beslutas om kostnaden får bokföras och betalas. Nedan är de vanligaste delarna – vem som gör vad och vad som bekräftas.
→ Sakattest - bekräftar att vara/tjänst har levererats enligt beställning (rätt pris, kvantitet, datum, referens). Utförs vanligtvis av den som beställt eller tagit emot leveransen.
→ Beslutsattest - slutligt godkännande av att kostnaden är behörig och får bokföras och betalas. Utförs normalt av budget- eller resultatansvarig enligt attestregler.
→ Attest av tid, resor och utlägg - chef eller ansvarig granskar och godkänner tidrapporter, reseräkningar och kvitton innan utbetalning/kontering. Säkerställer att underlag är korrekta och följer policy.
→ Digital attestering - godkännande sker i system via dator eller mobil. Flöden, påminnelser och loggar ger spårbarhet (vem godkände vad, när och varför) och minskar risken för fel och dubbelbetalningar.
Inom handel attesteras i första hand leverantörsfakturor, kvitton och utlägg. Inom bygg- och entreprenadbranschen attesteras även tidrapporter och beställningar av projektledare eller ansvariga. I offentlig sektor behöver ofta tidrapporter, utgifter och interna beställningar godkännas av chef eller attestansvarig. Stora organisationer har ofta flera steg, medan mindre företag ibland har samma person som både beställer och attesterar.
✓ Utse tydliga attestansvariga och definiera vem som får attestera vad
✓ Se till att den som attesterar inte är samma person som gjort inköpet – särskilt viktigt för större företag
✓ Använd digitala system eller checklistor för att automatiskt underrätta om fakturor och utlägg som väntar på granskning
✓ Lägg in rutiner för både sakattest (innehåll) och beslutsattest (godkännande av betalning)
Hör av dig till någon av våra certifierade partners för att se hur attest kan skötas direkt i våra affärssystem eller för att få hjälp att sätta upp ett tydligt flöde. Våra partners går igenom era behov, visar en kort demo och föreslår ett arbetssätt som passar just er.
Kontakta en Partner redan idag – och få hjälp att hitta den lösningen som är bäst för er organisation.