Vad betyder bokföring?

Bokföring är den löpande sammanställningen av företagets affärshändelser som försäljning, inköp, löner och skatter. Det gör att man kan följa verksamhetens resultat och ställning över tid. Poster förs i grundbok (kronologiskt) och huvudbok (per konto). Varje affärshändelse ska ha ett underlag (verifikation) och bokföras löpande. Verifikationer kan vara fakturor, kvitton eller interna underlag (som avskrivningar eller egna uttag). Underlaget ska vara ordnat så att varje post enkelt kan spåras i efterhand.

I denna artikeln kommer vi gå igenom vad bokföring är, vad som är viktigt att tänka på som nybörjare och hur du enkelt kan komma igång med att bokföra på ett strukturerat och korrekt sätt.

Hur bokför man? 

Här går vi igenom bokföring för nybörjare i korthet. Har du koll på stegen nedan får du en tydlig och fungerande rutin. Bokföring handlar om rutiner och ordning. Håll privat och företag strikt åtskilda, spara kvitton/underlag och kom ihåg att ansvaret är ditt, även om du anlitar hjälp.

  1. Samla underlag (verifikationer)
    Spara allt som visar vad som hänt i företaget: kvitton, fakturor och enkla interna underlag (t.ex. egna uttag, avskrivningar). Varje affärshändelse ska ha en verifikation.
  2. Registrera löpande i bokföringsprogrammet
    För in händelserna regelbundet. Kontanta in-/utbetalningar bokförs senast nästa arbetsdag, övriga affärshändelser senast månaden efter den månad de inträffade.
  3. Stäm av & arkivera
    Matcha betalningar mot rätt verifikationer, stäm av kassa/bank och spara allt underlag säkert.

Sedan den 1 juli 2024 får du kasta papperskvitton och pappersfakturor efter säker digitalisering – under förutsättning att informationen bevaras oförändrad och åtkomlig. Arkiveringstiden är fortfarande minst sju år. Läs mer hos Skatteverket om hur räkenskapsinformation ska bevaras.

Kontantmetoden vs faktureringsmetoden – så väljer du

Det finns två sätt att sköta löpande bokföring. Kontantmetoden innebär att kund- och leverantörsfakturor bokförs först när de betalas. Det är enkelt i vardagen och följer kassaflödet, men du ser inte löpande vilka fordringar och skulder som finns. Vid årsskiftet måste du dessutom ta upp alla obetalda fakturor ändå.

Faktureringsmetoden bokför fakturor när de skapas/mottas och sedan igen när de betalas. Du får en aktuell bild av kundfordringar och leverantörsskulder och intäkter/kostnader hamnar på rätt period.

Exempel:

  • Faktureringsmetoden: Intäkt och moms bokas på 28/12 (fakturadatum). Betalningen bokas 10/1.
  • Kontantmetoden: Allt bokas normalt på 10/1 (betalningsdatum). Undantag: Vid årsskifte ska obetalda fakturor ändå tas upp per 31/12 → intäkt och moms hamnar i december.

Omsätter ditt företag under 3 miljoner kronor per år kan du välja metod. Ligger du över 3 miljoner ska du använda faktureringsmetoden. Välj kontantmetoden om du vill hålla det så enkelt som möjligt och har få fakturor. Välj faktureringsmetoden om du vill ha bättre överblick, arbetar med många fakturor eller närmar dig 3-miljonersgränsen.

Bokföringslagen i korthet

Bokföringslagen (1999:1078) anger vem som är bokföringsskyldig, hur den löpande bokföringen ska föras och vilka krav som gäller för avslut och bevarande av material—se lagtexten hos Riksdagen: Bokföringslagen (1999:1078).

I praktiken innebär det att varje affärshändelse ska kunna följas från verifikation till bokförd post och tillbaka igen, och att posterna förs både i grundbok och huvudbok. Räkenskapsinformationen ska bevaras betryggande (även digitalt) och kunna visas upp vid kontroll.

Så funkar ingående balans

Ingående balans är startläget i bokföringen första dagen på räkenskapsåret. Bara balanskonton har ingående saldon och summorna ska balansera (tillgångar = eget kapital + skulder). I ett pågående företag förs förra årets utgående balans över, i ett nystartat lägger du in tillgångar och skulder från start. Denna ingående balans blir utgångspunkt för årets bokföring.

Bokslut – grunderna för företagare

När räkenskapsåret är slut avslutar du med årsbokslut som sammanfattar årets bokföring och visar företagets resultat och ställning vid räkenskapsårets slut. Enskild firma med omsättning högst 3 miljoner kronor får använda förenklat årsbokslut, annars gäller ordinärt årsbokslut/årsredovisning enligt form och storlek. När bokslutet är klart förs årets resultat till eget kapital och den utgående balansen blir nästa års ingående balans.

Affärssystem som förenklar bokföringen

Ett modernt affärssystem kan ge bra stöd och göra bokföringen mer träffsäker, samtidigt som det manuella arbetet minskar. Vitec Unikum levererar Pyramid som on-premises lösning, systemet knyter ihop flödet från order och inköp till fakturering, betalning och redovisning. All data kan föras vidare och bli underlag i bokföringen. Business Studio ger motsvarande stöd som molntjänst. 

Vill du veta vad som passar din miljö bäst är du välkommen att kontakta våra partners för rådgivning.