15 augusti 2025

Vad är elektronisk fakturahantering?

Elektronisk fakturahantering, ofta förkortat EFH, innebär att leverantörsfakturor hanteras helt digitalt istället för i pappersformat. Med hjälp av ett fakturahanteringssystem sker mottagning, granskning, godkännande och betalning i ett och samma digitala flöde. Automatiseringen effektiviserar hela arbetsflödet, minskar behovet av manuella moment och ger samtidigt en smidigare hantering.

I denna artikel går vi på Vitec Unikum igenom hur elektronisk fakturahantering fungerar, vilka fördelar det ger och hur ett fakturahanteringssystem kan förenkla arbetet i din organisation.

Så funkar automatiserad fakturahantering

Vid automatiserad fakturahantering sker alla steg från mottagning till arkivering, i ett och samma system. Det börjar med att fakturor tas emot elektroniskt via exempelvis e-post, leverantörsportal eller annan integrerad kanal. Skulle en pappersfaktura komma in kan den enkelt skannas in, så att den följer samma digitala flöde som övriga.

När fakturan finns i systemet tolkas informationen automatiskt med hjälp av tekniker som OCR, och uppgifter som belopp, datum och leverantör registreras utan manuell inmatning. Därefter skickas fakturan vidare i ett digitalt attestflöde, där rätt personer kan granska och godkänna den. Efter godkännandet skapas betalningsunderlaget och fakturan kan gå till betalning. Slutligen sparas fakturan i ett digitalt arkiv, vilket ger enkel åtkomst, uppfyller lagkrav och gör det möjligt att snabbt hitta historiska dokument vid behov.

Därför lönar det sig att gå över till digitala lösningar

Att byta till elektronisk fakturahantering ger mer än bara ett smidigare arbetsflöde – det kan förändra hela sättet som ekonomifunktionen arbetar på. När alla steg samlas i ett och samma system blir processen både snabbare, säkrare och mer transparent. Det frigör tid för personalen att fokusera på andra viktiga uppgifter och ger verksamheten bättre möjligheter till uppföljning och kontroll.

Fördelar:

✓ Automatisering minskar manuellt arbete, sparar tid och minskar risken för fel

✓ Mindre pappershantering, porto och fysisk arkivering sänker kostnaderna

✓ Det digitala flödet ger bättre överblick över hela fakturaprocessen

✓ Eliminerar dubbelarbete och ger full kontroll över ekonomin i realtid

✓ Minskad risk för att fakturor försvinner eller förvanskas

✓ Kortare ledtider från mottagning till betalning

✓ Möjlighet att spåra, analysera och rapportera fakturor mer effektivt

Hur man väljer en e-faktureringslösning

Effektiv fakturahantering handlar inte bara om att skicka och ta emot fakturor digitalt – lösningen ska även passa in i dina arbetsflöden, fungera smidigt med ekonomisystemet och vara enkelt att använda. Behovet kan variera från en fristående lösning till ett komplett affärssystem där hela ekonomiprocessen är integrerad.

Vi hjälper dig gärna att jämföra alternativ, välja rätt funktioner och hitta ett system som matchar din verksamhet. Våra on-prem och molnbaserade SaaS-lösningar kan anpassas efter företagets storlek, bransch och arbetssätt – oavsett om du söker flexibilitet, skalbarhet eller en färdig lösning som fungerar direkt.

Affärssystem med inbygg fakturahantering

→ Business Studio – Molnbaserad SaaS-lösning som effektiviserar hanteringen och ger enkel åtkomst var du än befinner dig.

→ Pyramid – Lokalt installerat affärssystem (on-prem) som kombinerar samma kraftfulla fakturahantering som våra molnbaserade lösningar med full kontroll över drift och data.

→ Nova Office – Molnbaserat affärssystem som ger småföretagare en smidig och skalbar lösning för administration och ekonomi.

Så hjälper vi dig att komma igång

Att införa ett nytt system för elektronisk fakturahantering är enkelt när du har rätt stöd från start. Med över 40 års erfarenhet och närmare 6 500 kunder inom mindre och medelstora företag vet vi vad som krävs för att skapa en lösning som fungerar i praktiken.

Tillsammans med vårt partnernätverk erbjuder vi stöd genom hela processen – från behovsanalys och systemval till implementation, utbildning och löpande optimering. Våra återförsäljare och experter finns där för att garantera att du får maximal nytta från dag ett.