06 februari 2025
Ett affärssystem eller ERP (Enterprise Resource Planning), används för att samla och samordna viktiga delar av ett företags verksamhet. Målet är att skapa ett gemensamt digitalt stöd för att effektivisera processer och underlätta vardagen i organisationen.
Ett affärssystem och ett ERP (Enterprise Resource Planning) kan se olika ut beroende på verksamhetens behov och storlek, men syftet är detsamma - att ge företag bättre överblick och kontroll. I den här guiden går vi igenom vad ett affärssystem är, vad det kan omfatta och vilka typer som finns tillgängliga.
Ett affärssystem samlar din verksamhets viktigaste funktioner i ett gemensamt system – som ekonomi, personal och lager. I stället för att jobba i flera olika program används en enda plattform där allt hänger ihop. Det förenklar det dagliga arbetet och ger bättre kontroll. Affärssystemet kan byggas ut med moduler baserat på behov och kopplas till andra verktyg som kassasystem och e-handel för att minska manuell administration och dubbelarbete.
De flesta moderna affärssystem är modulbaserade, det betyder att du kan välja och vraka vilka funktioner du behöver. Här är några av de vanligaste modulerna:
✓ Bokföring & redovisning – Automatiserar fakturor, moms & löpande bokföring.
✓ Lagerhantering – Håller koll på produkter & förhindrar brist eller överlager.
✓ Fakturering & betalningar – Skickar & tar emot betalningar smidigt.
✓ Order- & leveranshantering – Från beställning till leverans, allt i ett flöde.
✓ Kundhantering (CRM) – Håller ordning på kunder & affärsmöjligheter.
✓ Projekthantering – Planerar, organiserar & följer upp pågående projekt.
När du samlar verksamhetens flöden i ett system minskar risken för fel och onödiga avbrott. Du frigör tid, får bättre beslutsunderlag och skapar förutsättningar för effektivt samarbete. Det gör det lättare att växa och snabbt anpassa verksamheten när behoven förändras.
✓ Mindre tid på administration – mer tid till värdeskapande arbete
✓ Snabbare beslut baserat på rätt data i realtid
✓ Lägre driftskostnader genom automatiserade rutiner
✓ Ökad kundnöjdhet tack vare bättre översikt & service
✓ Smidigare samarbete internt
✓ Enklare att växa utan att byta system
✓ Bättre kontroll över lagar, regler & risker
Ett affärssystem kan bidra starkt till företagets utveckling och tillväxt, men behoven ser olika ut beroende på verksamhetens inriktning och arbetssätt. Därför kan vissa delar av systemet vara mer avgörande än andra. Nedan lyfter vi fem viktiga områden att tänka på inför valet av lösning.
Det är viktigt att välja ett system som matchar verksamhetens behov redan från start – både vad gäller funktioner och branschkrav. Systemet bör ha stöd för allt från kundhantering och ekonomi till rapportering och lagerflöden. Samtidigt behöver det vara skalbart, så att det enkelt kan anpassas i takt med att företaget växer – som att lägga till fler användare, koppla på nya funktioner eller integrera med andra digitala lösningar.
Systemet behöver vara tillräckligt flexibelt för att kunna anpassas efter företagets unika arbetssätt – både nu och i framtiden. Det ska vara enkelt att justera och vidareutveckla när behoven förändras. Dessutom bör det kunna integreras smidigt med andra system ni redan använder, som CRM, e-postlösningar eller branschspecifika verktyg.
Se över både startkostnader och löpande utgifter – som licenser, implementering, anpassningar och uppgraderingar. Jämför olika betalningsmodeller, engångsavgifter eller prenumerationstjänster och räkna på hur systemet kan bidra till effektivare processer eller lägre driftskostnader över tid. Det ger en tydligare bild av investeringens faktiska värde.
Bra support är viktigt, särskilt vid införande av ett nytt system. Kontrollera att leverantören erbjuder snabb och tillgänglig hjälp, gärna med tydliga kontaktvägar, guider och utbildningsmaterial. Det bör även finnas rådgivning och introduktion för användarna för en trygg och smidig start med systemet.
Systemet måste leva upp till höga krav på informationssäkerhet. Det inkluderar bland annat flerfaktorsautentisering, behörighetsstyrning och regelbundna säkerhetsuppdateringar. Dataskydd enligt GDPR är också ett krav.
Rätt investering i systemstöd kan göra stor skillnad – inte bara i effektivisering utan även i hur väl ni lyckas fatta snabba och träffsäkra beslut i vardagen.
När du nyfiken på att implementera ett affärssystem som passar just din verksamhet är du välkommen att kontakta oss på Vitec Unikum. Hos oss kan du välja mellan tre beprövade lösningar - Business Studio, Pyramid 4 och Nova Office. Business Studio är molnbaserat, medan Pyramid 4 installeras lokalt eller körs via webben. Systemen erbjuder hög flexibilitet och skalbarhet.
Med lång erfarenhet och förståelse för olika verksamheters behov guidar vi dig hela vägen – från analys och systemval till implementation och vidareutveckling.