06 februari 2025
Ett affärssystem eller ERP (Enterprise Resource Planning), används för att samla och samordna viktiga delar av ett företags verksamhet. Målet är att skapa ett gemensamt digitalt stöd för att effektivisera och underlätta vardagen i organisationen.
Ett ERP (Enterprise Resource Planning) kan se olika ut beroende på verksamhetens behov och storlek, men syftet är detsamma – att ge företag bättre överblick och kontroll. Vi på Vitec Unikum har utvecklat affärssystem i över 40 år och är idag marknadsledande för små och medelstora företag. I den här guiden går vi igenom vad ett affärssystem är, vad det kan omfatta och vilka typer som finns tillgängliga.
Ett smart affärssystem samlar din verksamhets viktigaste funktioner i ett gemensamt system – som ekonomi, personal och lager. I stället för att jobba i flera olika program används en enda plattform där allt hänger ihop. Det förenklar det dagliga arbetet och ger bättre kontroll.
Moderna affärssystem kan byggas ut med moduler baserat på behov. Ni väljer de delar som passar er verksamhet och lägger till fler när ni växer. Det går även att koppla systemet till andra verktyg som kassasystem och e-handel för att minska manuell administration och dubbelarbete.
Vi har sett hur behoven skiftar mellan olika branscher. I ett bra affärssystem kan ni plocka de delar som stöttar er verksamhet bäst, utan att systemet blir onödigt tungt. Här är några av de vanligaste modulerna:
✓ Bokföring & redovisning – Automatiserar fakturor, moms & löpande bokföring.
✓ Lagerhantering – Håller koll på produkter & förhindrar brist eller överlager.
✓ Fakturering & betalningar – Skickar & tar emot betalningar smidigt.
✓ Order- & leveranshantering – Från beställning till leverans, allt i ett flöde.
✓ Kundhantering (CRM) – Håller ordning på kunder & affärsmöjligheter.
✓ Projekthantering – Planerar, organiserar & följer upp pågående projekt.
Det vanligaste idag är att välja mellan en SaaS-lösning i molnet eller en on-prem-lösning som installeras lokalt. Vi har utvecklat våra affärssystem för att de ska passa vardagen i mindre och medelstora företag. Genom att äga hela utvecklingskedjan ser vi till att tekniken vilar på stabil grund.
→ Business Studio är vårt molnbaserade affärssystem som ger dig kontroll utan krav på egen IT-drift. Perfekt för företag som vill ha tillgång till sin verksamhet överallt. Det är byggt för enkel skalbarhet.
→ Pyramid är ett av Sveriges mest populära system som installeras lokalt. Det innehåller samma rika funktionalitet och passar företag som vill ha kontroll över sin egna data och serverdrift.
→ Nova Office är ett molnbaserat alternativ för småföretagare som vill komma igång snabbt. Eftersom Nova delar logik med våra större lösningar är det smidigt att uppgradera när verksamheten växer.
När du samlar verksamhetens flöden i ett system minskar risken för fel och onödiga avbrott. Du frigör tid, får bättre beslutsunderlag och skapar förutsättningar för effektivt samarbete. Det gör det lättare att växa och snabbt anpassa verksamheten när behoven förändras.
✓ Mindre tid på administration – mer tid till värdeskapande arbete
✓ Snabbare beslut baserat på rätt data i realtid
✓ Lägre driftskostnader genom automatiserade rutiner
✓ Ökad kundnöjdhet tack vare bättre översikt & service
✓ Smidigare samarbete internt
✓ Enklare att växa utan att byta system
✓ Bättre kontroll över lagar, regler & risker
Ett affärssystem stöttar företagets utveckling och tillväxt, men behoven ser olika ut baserat på verksamhetens inriktning. Därför är vissa delar mer betydelsefulla än andra. Vi har samlat fem områden som vi rekommenderar att ni tittar närmare på inför valet av affärssystem.
Det är viktigt att välja ett system som matchar verksamhetens behov redan från start – både vad gäller funktioner och branschkrav. Systemet bör ha stöd för allt från kundhantering och ekonomi till rapportering och lagerflöden. Vi bygger våra lösningar skalbart, så att det enkelt kan anpassas i takt med att företaget växer – som att lägga till fler användare, koppla på nya funktioner eller integrera med andra digitala lösningar.
Systemet behöver vara tillräckligt flexibelt för att kunna anpassas efter företagets unika arbetssätt – både nu och i framtiden. Det ska vara enkelt att justera och vidareutveckla när behoven förändras. Dessutom bör det kunna integreras smidigt med andra system ni redan använder, som CRM-system, e-postlösningar eller branschspecifika verktyg. När vi utvecklar system prioriterar vi ett smidigt informationsflöde mellan olika program för att minska risken för dubbelarbete.
Se över både startkostnader och löpande utgifter – som licenser, implementering, anpassningar och uppgraderingar. Jämför olika betalningsmodeller, engångsavgifter eller prenumerationstjänster och räkna på hur systemet kan bidra till effektivare processer eller lägre driftskostnader över tid. Det ger en tydligare bild av investeringens faktiska värde.
Bra support är viktigt, särskilt vid införande av ett nytt system. Kontrollera att den leverantör du väljer erbjuder snabb och tillgänglig hjälp, gärna med tydliga kontaktvägar, guider och utbildningsmaterial. Det bör även finnas rådgivning och introduktion för användarna för en trygg och smidig start med systemet. Vi rekommenderar även att det är en bemannad support, så du slipper AI-bottar och långa telefonköer.
Systemet måste leva upp till höga krav på informationssäkerhet. Det omfattar bland annat ISO-certifierad datahantering, flerfaktorsautentisering, behörighetsstyrning och regelbundna säkerhetsuppdateringar. Dataskydd enligt GDPR är också ett krav. Rätt investering i systemstöd kan göra stor skillnad – inte bara i effektivisering utan även i hur väl ni lyckas fatta snabba och träffsäkra beslut i vardagen. Läs mer om fördelarna med digitalisering av företag hos Tillväxtverket.
När du nyfiken på att implementera ett affärssystem som passar just din verksamhet är du välkommen att kontakta oss på Vitec Unikum. Med lång erfarenhet och förståelse för olika verksamheters behov guidar vi dig hela vägen – från analys och systemval till implementation och vidareutveckling.