KPI betyder antingen Key Performance Indicator som är mätbara nyckeltal som följer upp effektivitet och i vilken grad målen uppnås i en verksamhet. Den andra betydelsen är Konsumentprisindex en indikator på hur priserna generellt förändras i Sverige och hur hög inflationen är. I den här artikeln svarar vi på vad är en KPI i betydelsen Key Performance Indicator. Konsumentprisindex berörs bara översiktligt.
Verksamheter använder KPI:er för att kommunicera, hålla fokus, engagera medarbetare, skapa insikter och göra beslutsfattande enklare. En KPI kopplar mål → beteenden → resultat genom att definiera vad som ska uppnås, hur det ska mätas och när utfallet ska nås. En bra KPI består därför av ett tydligt mål, ett mätetal, ett målvärde, en tidsram, en datakälla, en ansvarig och en uppföljningsintervall.
Poängen är fokus och styrning. När KPI:er härleds från strategin och är mätbara, tidsatta och ägda blir de ett praktiskt verktyg för prioriteringar i verksamheten å räcker det inte att “känna” att det går bra; ni kan visa mot vad ni förbättras, justera insatser när trenden viker och lära av historiken över tid.
Nyckeltal brukar grupperas som strategiska, taktiska eller operativa. Många är finansiella, men lika viktiga är verksamhetsnära mått inom försäljning, kund, personal och produktion. Poängen är att välja få men relevanta tal som hänger ihop med strategin och går att följa över tid. Nedan är exempel på KPI:er som ofta används.
Vad KPI betyder i praktiken är hur väl ni rör er mot era mål. För att mäta dina valda KPI:er ska det vara kopplat till ett uttalat mål och ha ett syfte, mätas på en bestämd frekvens (t.ex. veckovis/månatligt), använda samma datakälla varje gång och följas över tid. Poängen är att mäta det som faktiskt är viktigt för verksamheten – så att ni kan justera strategi, resurser och visa vad som skapar värde.
En bra KPI ska vara SMART (specifik, mätbar, accepterad, relevant, tidsatt), ha en tydlig formel, en datakälla, ett målvärde, en tidsperiod, en ansvarig och en uppföljningsrytm – och faktiskt användas för beslut. Kpi.org rekommenderar att ni håller antalet KPI:er lågt, definiera dem noggrant, använd dem i styrningen varje period och se till att någon äger uppföljningen.
1. Sätt mål och syfte
Klargör vilket resultat som ska uppnås och varför. Här leds KPI:erna direkt av strategin.
2. Välj vad som ska mätas
Kombinera ledande (styr beteenden framåt) och eftersläpande (utfall) indikatorer. Använd en balanserad mix av:
3. Definiera KPI:n
Skriv formeln, sätt målvärde och tidsram (t.ex. kvartal), fastställ datakälla och uppdateringsfrekvens. Håll definitionen enkel och entydig.
4. Tilldela ansvar och styrning
Utse ägare för insamling, analys och åtgärder. Bestäm hur KPI:n visualiseras och när den följs upp (t.ex. veckovis/månatligt).
5. Testa, följ upp, förbättra
Kontrollera datakvalitet, tolkningsregler och kostnad/nytta för mätningen. Justera mål, frekvens eller definition när verksamheten förändras.
Säg att ni vill mäta konverteringsgrad, alltså andelen leads som blir order. Ni börjar med en baslinje: snittet de senaste tre månaderna är 12 %. Sätt sedan ett mål som alla kan förstå. Ett absolut mål kan vara 15 % senast den 30 september. Ett relativt mål kan uttryckas som +3 procentenheter från nuläget. För att göra uppföljningen tydlig bestämmer ni enkla gränser i förväg: vad räknas som okej, när är det varning och när krävs åtgärd.
Definiera KPI:n så att den inte går att tolka olika. I det här fallet blir formeln “antal order delat med antal leads samma månad”. Datakällan är CRM-rapporten “Leads → Order”. Uppdatera siffran varje vecka men summera den per månad. Utse en ansvarig, till exempel säljchefen, som äger definitionen, datakvaliteten och uppföljningen.
Bestäm på förhand hur ni agerar. Om konverteringen ligger under 12 % två veckor i rad gör ni en snabb orsaksgenomgång av förlorade leads, pekar ut en konkret åtgärd (till exempel kortare svarstid) och följer effekten veckan efter. Om konverteringen ligger över 15 % en hel månad dokumenterar ni vad som fungerade och sprider arbetssättet till resten av teamet. Samma arbetssätt funkar för fler nyckeltal.
Ett effektivt affärssystem gör KPI:er mätbara i vardagen – data hämtas från samma källa, uppdateras löpande och presenteras som rapporter och nyckeltal. Pyramid knyter ihop hela flödet från order och inköp till fakturering, betalning och redovisning, så informationen rör sig sömlöst vidare till analys och rapporter som stödjer uppföljning av mål. Föredrar du molnet erbjuder Business Studio motsvarande stöd som SaaS. Ta kontakt med en Vitec Unikum-partner för vägledning.